10 minuten leestijd

Niet alleen de techniek is belangrijk; verbindend en doeltreffend vergaderen op afstand

Tegenwoordig is online vergaderen niet meer weg te denken uit ons werk. Zeker in deze uitzonderlijke tijd waarin veel mensen vanuit huis werken. Voor de professionals onder ons, die internationaal werken of veel thuiswerken, is online vergaderen inmiddels een vast onderdeel van hun werk. Voor anderen is het in het begin even wennen.

Online vergaderen; even wennen in het begin

Online vergaderen heeft andere (ongeschreven) spelregels en ook de planning en organisatie van een online overleg wijkt af van die van een gewone vergadering. Maar ben je eenmaal gewend aan online vergaderen, dan merk je dat het ook veel voordelen heeft.

Voordelen online vergaderen

Online vergaderen heeft zo zijn voordelen:

• Reistijd en afstand spelen geen rol bij je gesprekken
• Je kunt elkaar zien en horen ondanks dat je niet in elkaars fysieke nabijheid bent
• Online vergaderen is overleggen in je eigen omgeving, zowel op je werk als vanuit huis
• Vergaderen op afstand kan heel efficiënt en effectief zijn
• Tijdens het vergaderen kun je documenten delen zoals stukken over het agendapunt of een actiepuntenlijst die direct bijgewerkt kan worden.

Online vergaderen; Prettig overleggen op afstand

Hoe kun je op een prettige en soepele manier vergaderen op afstand? Hoe houd je een vergadering prettig en doeltreffend en voorkom je onderlinge gedoe?

Ik geef je 11 tips en inzichten om prettig en effectief met elkaar op afstand te vergaderen.

# 1. Techniek

Voor online vergaderen heb je meer nodig dan alleen een ruimte en koffie en thee. Zorg voor een goede werkende laptop/computer, internetverbinding en bijvoorbeeld software als Microsoft Teams, Skype of Google Hangouts. Het is slim om vooraf even te testen of het allemaal werkt.

En als het een keer niet lukt, ontspan! Je hoort soms ineens harde ruis op de lijn of een beeldscherm valt uit. Iemand kan de chatfunctie niet vinden of het internet hapert. Het hoort erbij.

#2. Achtergrondgeluiden en verstoringen

Gisteren zat mijn man in een online vergadering. En op dat moment liet ik per ongeluk een bakje uit mijn handen vallen. Dat viel in honderden stukjes en gaf een enorme knal. Gelukkig had hij zijn microfoon uit staan. Of je ziet kinderen bij je collega’s op schoot kruipen en om aandacht vragen.

Verstoringen en achtergrondgeluiden zijn niet altijd te voorkomen. Maar als je met 20 mensen aan het vergaderen bent en bij iedereen hoor je achtergrondgeluiden, dan wordt die vergadering een chaos. Als het mogelijk is, dan is het handig om in een stille ruimte te zitten. En zet desnoods, zoals mijn man, je microfoon uit als je niet aan het praten bent. Dat scheelt ook veel (letterlijke) ruis op de lijn.

#3. Zorg voor een professioneel uiterlijk

Van de week klaagde een vriendin dat een collega elke ochtend in zijn kamerjas achter zijn beeldscherm zat, want ‘hij zat toch thuis te werken’. Ze heeft er wat van gezegd omdat ze dat beeld zelf niet prettig vond. Bovendien merkte ze dat er via WhatsApp over hem geroddeld werd.

Volledig in pak is hoogstwaarschijnlijk overdreven, afhankelijk van de bedrijfscultuur en je functie, maar ga niet in je ochtendjas, schilderkleding (want je was toch even een klusje aan het doen) of je festival T-shirt achter de camera zitten.

Online vergaderen; professioneel zichtbaar zijn

Sowieso is het belangrijk om goed voor jezelf te zorgen en structuur in je dag te brengen als je thuiswerkt. Jezelf aankleden en verzorgen voor ‘another day at the office’ helpt daarbij.

#4. Gênante momenten

Heb je ook de filmpjes online gezien van een collega die naar het toilet ging en haar camera aan liet staan? Of iemand die naakt door het beeld liep, terwijl hij zich aan het aankleden was? Zelf heb ik wel eens een telefonisch overleg gehad met iemand die halverwege het gesprek met haar telefoon naar het toilet ging, want dat zou ik toch niet horen…… Wel dus.

Je kunt de microfoon en je beeld uitzetten op je laptop. Wees een aardige collega en trakteer je collega’s niet op ongemakkelijke beelden.

#5. Korter vergaderen

Online vergaderen kost meer energie. Het vergt meer van je concentratie omdat je goed moet luisteren naar wie wat zegt. Je staart bovendien continu naar een beeldscherm zonder veel afwisseling.

Als je op kantoor bijvoorbeeld gewend bent om twee uur achter elkaar te vergaderen, is online vergaderen een mooie aanleiding om hier een uur van te maken. En als die twee uur absoluut noodzakelijk zijn, maak er dan twee keer een uur van of houd na een uur een korte koffiepauze.

#6. Goede voorbereiding; het blijft belangrijk

Net als bij een vergadering op kantoor, is een goede voorbereiding het halve werk. Is er een agenda, een planning? Heb je jouw actiepunten uitgevoerd en de punten die je wilt inbrengen, goed voorbereid?

Ook bij online vergaderen is het belangrijk om te zorgen voor goede vastlegging (wie maakt de notulen of stelt een actiepuntenlijst vast?) en duidelijke afspraken (over pauzes, op tijd zijn, vertrouwelijkheid van onderwerpen, etc.).

#7. Miscommunicatie en onderstromen

De afgelopen weken heb ik veel mensen online gecoacht. Online vergaderen kwam regelmatig ter sprake (deze column is dus geen toeval ?). Regelmatig kreeg ik de opmerking dat er ineens sneller misverstanden waren en van die onuitgesproken irritaties.

Online vergaderen; misverstanden

Online communiceren heeft zo zijn eigen uitdagingen. Je kunt iemand niet of maar deels zien, waardoor je iemands lichaamstaal niet kan lezen. Je kunt niet even apart bijpraten in de wandelgangen om de relatie goed te houden. Online vergaderen is letterlijk en figuurlijk afstandelijker en dat maakt de kans op misverstanden en onderlinge irritaties groter.

Online communiceren

Door extra zorgvuldig met elkaar te communiceren, kun je veel misverstanden voorkomen. Vraag het woord als je iets wilt zeggen, zodat mensen weten wie er spreekt en zich op jou en je verhaal kunnen concentreren. Verder helpt het als je in een rustig tempo praat en mensen laat uitspreken. Ook je verhalen kort houden en concreet maken, vragen stellen ter verduidelijking en samenvatten van wat je collega zegt, is online nog belangrijker dan in een vergadering op kantoor.

#8. Zorg voor een goed onderling contact

Veel misverstanden ontstaan omdat mensen elkaar minder goed kennen of gewoon niet weten wie er op dat moment aan het woord is. En dan kan het zomaar gebeuren dat iemand een inhoudelijke discussie al snel opvat als een persoonlijke afwijzing.

Investeer in een prettige werkrelatie

Besteed daarom bewust aandacht aan de onderlinge werkrelatie als je virtueel met elkaar overlegt:

• Als mensen elkaar nog niet goed kennen, laat ze zich wat uitgebreider voorstellen dan alleen naam en functie.
• En als iedereen elkaar al wel kent, dan kun je een check-in doen. Vraag aan iedereen hoe het gaat en of er zaken zijn die van invloed zijn op het werk.
• Heb belangstelling voor elkaar en vraag naar iemands weekend, feliciteer iemand met zijn verjaardag, etc. Zaken die je ook vraagt als je op kantoor met elkaar werkt. En bij langere periodes van thuiswerken, vraag hoe het gaat met iemand. Is die persoon niet eenzaam?
• Zijn er gespreksonderwerpen die alleen maar twee of drie mensen aangaan, dan hoeft dat niet in een groot overleg met elkaar besproken worden, maar doe dat apart na de vergadering.
• Denk je dat een collega ergens mee zit, vraag het als de andere deelnemers de vergadering verlaten hebben of neem later even apart contact op.
• Maak zo nu en dan eens een afspraak om online het “gesprek bij de koffieautomaat te doen” even een halfuurtje bijkletsen zonder agenda en liefst niet over het werk

Onderling contact; prettig en goed voor de samenwerking

Het zijn die kleine dingen die je ook doet op kantoor, maar vergeet te doen bij het thuiswerken. Terwijl ze juist dan zo belangrijk zijn.

#9. Zijn er ongeschreven regels?

De team- en organisatiecultuur heeft invloed op de ongeschreven regels bij het online vergaderen. Mag iemand gewoon op zijn laptop aan andere zaken werken tijdens het online vergaderen of vinden jullie dat onbeleefd? Of zijn telefoon opnemen?

Laat de etiquette toe dat iemand zijn appel of boterham eet of zomaar wegloopt om koffie te zetten? En als iemand zich eraan ergert, kan dat gewoon tijdens de online vergadering gezegd worden of liever toch apart?

Zijn er wellicht online overleggen waarbij de camera uitblijft? Thuiswerken en online vergaderen betekent ook dat je een inkijkje krijgt in iemands privéomgeving. Soms wordt dat niet altijd op prijs gesteld.

Maak storende ongeschreven regels bespreekbaar en blijf beleefd

Merk je dat sommige ongeschreven regels storen? Maak ze bespreekbaar. Ook online is het belangrijk om netjes met elkaar om te gaan. Zet je telefoon op stil of geef aan dat je een belangrijk telefoontje verwacht. Geef het aan als je even wegloopt om een kop koffie te pakken, desnoods app je de voorzitter even bij een heel groot overleg. Of als je bijvoorbeeld even niet meedoet tijdens de bespreking van een agendapunt, omdat het niets met jouw werk te maken heeft.

#10. Een online uitdaging voor de voorzitter van het overleg

Pas geleden gaf ik een korte online training online vergaderen. De voorzitter vond het vooral lastig om zijn collega’s niet door elkaar heen te laten praten en mensen bij de les te houden.

Als voorzitter heb je de taak om ontspannen en strak de vergadering te sturen. De kunst is om een duidelijke structuur in de vergadering te brengen.

• Begin met het maken van afspraken bijvoorbeeld over pauzes en wie voor de vastlegging zorgt. En vraag ze om na elkaar te praten in plaats van door elkaar.
• Je kunt in een online overleg het scherm delen met belangrijke stukken. Zo kun je elk agendapunt behandelen met het juist stuk in beeld. En notulen of een actiepuntenlijst kan live in beeld gemaakt worden. Benoem duidelijk wie welk actiepunt op zijn naam krijgt.
• Werk met een duidelijke agenda en benoem het onderwerp, zodat mensen exact weten welk agendapunt behandeld wordt.
• Als iemand het woord wil, laat, zeker bij een groot gezelschap, iemand eerst zijn naam noemen.
• Vat samen wat de rode draad is van wat er allemaal gezegd is over een onderwerp en is een besluit nodig? Laat iedereen kort en krachtig vertellen wat zijn standpunt is.

#11. Online vergaderen; vermoeiend

Als je een baan hebt waarin je veel van overleg naar overleg gaat, dan weet je hoe vermoeiend dat kan zijn. Online vergaderen kost nog meer concentratie en energie. Je zit continu in dezelfde houding zonder dat je tussendoor naar een andere vergaderkamer loopt of naar het koffieapparaat. Laat een virtuele vergadering daarom niet te lang duren en plan niet je hele agenda vol met overleggen.

Denk aan je energie

Zorg goed voor jezelf door pauzes te nemen tussendoor. Meer tips over thuiswerken en goed voor jezelf zorgen kun je hier vinden.

Met andere woorden….

Online vergaderen is niet beter of slechter dan met zijn allen vergaderen op kantoor. Maar kent wel andere spelregels en dat is even wennen. Communiceer je echter zorgvuldig en concentreer je je goed, dan heeft een online vergadering heel veel voordelen.

Succes!

Wil je ook gecoacht worden? Bijvoorbeeld online? Een korte virtuele training voor een klein team, een intervisiebegeleiding online? Ik nodig je van harte uit voor een (online) vrijblijvend oriëntatiegesprek.

Was deze column interessant voor je?

Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.

[ymlp1]